Nós do Comércio Exterior devemos (deveríamos?) tratar o tema com seriedade. Pois sabemos que não é “só” um e-mail.
Mensure quantos por dia você envia, recebe, quantos destes lê (eu sei que não são todos) e responde.
Quantos recebeu enquanto estava de férias?
Pois é, por isso que listei abaixo boas práticas para evitar maus usos que já testemunhei (e fiz), que geram extrema perda de tempo e paciência.
Para/CC: confira os destinatários
Se estiver montando um novo e-mail, sempre (sempre!) dê aquela última conferida nos destinatários.
Pois se já não são poucos os Jonas trabalhando com Comércio Exterior, imagina a quantidade de Anas, Joãos, Enzos e Valentinas.
Ainda mais que o programa vicia para autocompletar certos endereços… nessa hora o Compliance pira se você acidentalmente revelar conteúdo sensível para quem não devia.
Normalmente são as mensagens que contém negociações, Faturas, orçamentos ou estão falando mal dos outros.
Para/CC: precisa dessa turma toda em cópia?
Com exceção daqueles que por padrão precisam ser copiados, ou os casos específicos ou que estão estipulados em contratos/combinados.
Mas e quanto aos outros em cópia? Eles precisam mesmo estar aí e farão uso da informação?
“Mas tenho que mostrar serviço para os clientes/chefes!“
Fera… Se você precisa mostrar (pior, provar) trabalho através da quantidade de e-mails que envia, é provável que sua carreira profissional esteja mais estagnada que os navios da Evergreen.
Confirme o recebimento da primeira mensagem.
Se for enviar e-mail para pessoas e endereços que nunca enviou antes, é prudente ligar (ou enviar um WhatsApp mesmo) logo depois do envio para confirmar o recebimento.
Pois pode ser que ele caia no spam do destinatário ou naquele exato momento o seu servidor de e-mail (ou dele) esteja fora do ar.
Assim você evita que o e-mail importante seja promovido a Importante E Urgente.
Ah, mas só na primeira vez, ok?
Enviar e-mail e ligar logo em seguida TODA VIDA para avisar é tão insuportável quanto Importação Prepaid embarcada sem autorização.
Assunto: primeiro, a referência do cliente.
Quer ganhar uns pontinhos com o cliente que ainda depende de e-mail para fazer a gestão de informações? Comece o assunto com a referência dele.
Lembre-se que não é todo mundo que tem um monitor de 21 polegadas, que dirá duas telas, para ler o campo “Assunto” sem precisar deslizar para o lado porque acharam uma boa ideia informar:
Assunto: Nº HBL – Nº do C.E Mercante – Nome do Navio – Código da Rota – Referência Interna – Referência do Cliente.
Assunto: NÃO ADIANTA DIZER AQUI QUE É URGENTE
Curioso que quando recebo um e-mail assim, a minha primeira vontade é a de procrastinar. Aposto que a sua também!
Portanto, se você usa a palavra com sabedoria, basta dizer no início do assunto que é “Urgente” e reforçar por telefone.
Aliás, para se diferenciar da maioria, experimente chamar de “Prioridade” para que seus colegas e prestadores de serviço saibam qual é o processo que deve receber atenção antes dos demais.
Agora se você tem processos cujo assunto está definido assim:
- Prioridade Máxima
- Top Prioridade
- Prioridade Extrema
O problema está na sua cadeia de suprimentos, não piore a situação sendo criativo com nomes que significam a mesma coisa:
Que tudo é urgente porque sua empresa é desorganizada.
Conteúdo do e-mail: Bom dia! Gentileza notar/Atenciosamente.
Você não precisa desejar “Bom dia” mais de uma vez para a mesma pessoa, nem mesmo terminar todas as mensagens com:
- Atenciosamente
- Respeitosamente
- Saudações
- Abraços
Utilize sua assinatura de e-mail bonitona e cheia de informações apenas uma vez e com quem ainda não tem seus contatos, depois disso, basta o: nome, empresa, departamento, e-mail e telefone.
Não sei quem começou a moda de começar todo santo e-mail com Gentileza notar/Please note, mas isso precisa parar.
Parece exagero, mas diante de tantas mensagens recebidas num dia e, especialmente, quando for necessário pesquisar algo, essa ajudinha é bem-vinda.
Até porque, convenhamos, nunca ouvi falar de alguém que levou advertência ou perdeu cliente porque esqueceu de escrever “Bom dia” ou “Gentileza notar” no e-mail.
Conteúdo do e-mail: Se sucinto.
Ao invés disso:
Bom dia! Gentileza notar que vosso processo foi devidamente carregado nas dependências do exportador na data de hoje, 20 de abril de 2022, seguindo para o porto de Hamburgo, onde ocorrerá o embarque no navio “SS Pinga-pinga e Transbordo”, programado para 05/Maio, com previsão para chegar em Santos dia 30/Maio no Terminal XXXX.
Entraremos em contato novamente assim que tivermos mais atualizações!
Um abraço
Sr. Prolixo
(Assinatura de e-mail gigante incluindo foto da pessoa, logo da empresa, missão, valores etc.)
Faça isso:
Coleta da mercadoria confirmada na planta do exportador na data de hoje, segue dados do embarque:
- Booking: Confirmado.
- ETD Hamburgo: 05/Maio
- ETA Santos: 30/Maio
- Navio: SS Pinga-pinga e Transbordo
Sr. Sucinto #semtempoirmão.
(Sem Abraços e com assinatura de e-mail reduzida e em texto).
Conteúdo do e-mail: informe alternativas junto do problema.
Naturalmente que problemas existem e precisam de uma ação ao vivo (um telefonema, uma reunião), mas falarei disso adiante.
Aqui quero falar daqueles mais corriqueiros e que nem sempre são urgentes.
Mesmo que não sejamos o causador do problema, é comum sermos o porta-voz das más notícias e nessas situações é importante que a comunicação a respeito do problema não pare o processo.
Veja que não disse que é necessário (até porque nem sempre possível) ter a solução para todos, mas que algo seja feito.
Por exemplo, ao invés de apenas dizer:
- Não foi possível coletar a mercadoria hoje devido ao mau tempo.
- Faltou informar a NCM desse processo.
- Não consigo um container DRY para semana que vem.
Experimente completar com:
- A coleta já foi reagendada para amanhã, ainda estamos com tempo para o embarque.
- Posso considerar a NCM xxxx.xx.xx do processo XXX? Creio que, pela descrição, deva ser o mesmo produto.
- Mas consegui um HC pelo mesmo preço e demais condições, pode ser? Se positivo, segue cotação.
Assim você poupa o tempo do cliente/superiores e demonstra claramente seu interesse, conhecimento e engajamento no processo deles.
Sério, essa postura ‘’agilizada’’ vale ouro em nossa área.
Não dê “showzinho”
Está inviável trabalhar com essa empresa depois do que fizeram ou depois de diversos alertas e pedidos de melhoria?
Tudo bem, sabemos que acontece bastante, contudo, mesmo que você tenha 100% de razão, isso não lhe dá o direito de dar showzinho no e-mail, mandando um textão criticando geral, baixando o nível nas palavras, apontando dedos, fazendo drama e copiando mitrocentas pessoas na mensagem.
Pois o resultado desse show de aberração é um e-mail que cria inimizades e prejudica a carreira, principalmente a de quem apenas segue ordens (por vezes contra a própria vontade).
Nossa área está dentro da logística, portanto, menos drama e mais trabalho com contratos, fatos e números para justificar a decisão de não continuar com tal prestador de serviço.
A verdade é que isso não se faz nem por e-mail, nem por qualquer outro meio de comunicação.
showzinho em qualquer modal é coisawe de gente insegura.
Ligue ao enviar o e-mail se: ele precisa de uma resposta urgente.
Pode parecer surpreendente para algumas pessoas que apreciam um egocentrismo, mas ninguém fica o dia todo olhando a caixa de entrada.
As pessoas têm outras responsabilidades, reuniões e necessidades básicas como: viver em sociedade, comer e dormir.
Logo, se algo precisa de uma resposta urgente, dá uma ligadinha para perguntar se o destinatário recebeu e se é possível priorizar a resposta dele.
Mas voltamos àquela máxima: se todos os seus processos são urgentes, nem adianta ligar porque só vai atrapalhar.
Ligue antes de enviar o e-mail se: ele tem potencial para ser mal interpretado.
Existe uma frieza no texto que é preciso cuidado ao tratar de temas delicados por ele, especialmente se envolve mexer com o ego de alguém.
Relaxa, todo mundo tem ego.
Enfim, tenha em mente que as pessoas costumam interpretar o tom do que está escrito num e-mail da forma mais ofensiva possível.
Por isso, humanize o tema com uma ligação.
Últimas recomendações: formalize o que foi dito no telefone.
Muitas vezes o papo no Comércio Exterior complica a ponto de ser melhor (mandar um áudio de 4 minutos kkkkkk) ligar para resolver ao vivo.
Mas jamais esqueça de formalizar esse combinado por e-mail no bom e velho:
Conforme conversado, procederemos da seguinte maneira…
Isso evita desentendimentos com quem você confia e que os FDP utilizem algo contra você.
Últimas recomendações: não utilize o e-mail profissional para fins particulares.
Lembre-se, essa ferramenta é da empresa e eles podem ler tudo quando quiserem.
E, a depender do mau uso, pode ser passível de justa causa.
Últimas recomendações: gramática e concordância nunca saem de moda.
Mais do que isso: passam credibilidade.
Ou você confiaria seus processos de Comércio Exterior a quem não sabe conjugar verbo, utilizar vírgula ou mete uma cedilha onde devia ter dois S?
Últimas recomendações: chame um coleguinha para revisar e-mails importantes.
Por vezes que a treta a ser tratada no e-mail é grande e tem uma bela turma importante em cópia.
A pressão e complexidade dessa mensagem vai acabar viciando sua visão e lhe impedirá de enxergar eventuais problemas de comunicação, ou até mesmo esquecer do anexo.
Chame um coleguinha de confiança para revisar seu e-mail antes de enviar, é muito melhor que depois ter que mandar Erratas ou ligar para todo mundo e explicar o que não foi interpretado corretamente.
E você, amiga(o)?
Quantos e-mails não lidos tem neste momento? Você também tem vontade de procrastinar e-mails com assunto ‘’URGENTE A FÁBRICA VAI PARAR’’? Que outras recomendações faltaram nesse manual? Contribua com ele nos comentários.
